Docuframe® verbindet die einfache Verwaltung und Archivierung verschiedenster Dokumente (Dateien, Abläufe, E-Mails, Scans, Bitmaps, Voice etc.), mit den Möglichkeiten der digitalen und multimedialen Kommunikation.
Docuframe® bietet darüber hinaus einen modernen Leitstand für Ihr Unternehmen.
Basierend auf der leistungsfähigen objektorientierten Client/Server-Datenbanktechnologie von POET® findet und sortiert Docuframe® Dokumente aller Formate und leitet diese eigenständig und unter Berücksichtigung unternehmensspezifischer Abläufe an die zuständige Abteilung weiter.
Mit Docuframe® können Sie Arbeitsabläufe automatisieren (Workflow).
 
Dokumente aller Art verwalten und managen
In der Docuframe® Datenbank sind die verschiedensten Dokumentenarten als Objekte abgelegt. Diese lassen sich nach inhaltlichen und objektorientierten Merkmalen wie Titel, Dokumenten-Nr., Rechnungsnummer, Datum, Fax- und E-Mailadressen oder festgelegten Indices suchen und verwalten.
Zusätzlich können Stammdaten wie Kunden, Adressen, Artikel und Belege aus dem ERP/WWS/PPS System direkt in Docuframe® übernommen und dort weiterverarbeitet werden. Verschiede Dateiformate wie z.B. MS-Office®- oder PDF Dateien werden einfach integriert und aus Docuframe® heraus aufgerufen und bearbeitet.
 
Scannen, Archivieren, Recherchieren
Docuframe® unterstützt alle TWAIN-kompatiblen Scanner, auch mit Einzelblatteinzug. Das OCR-Modul, basierend auf der Omnifonttechnologie® von Recognita®, wandelt Text von gescannten Dokumenten und Faxeingängen um, für die nachfolgende automatische Verschlagwortung und Indizierung. Die erzeugten Texte können in beliebige Archivfelder zur Volltextrecherche mit dem optionalen Verity Search® Volltextmodul oder zur Weiterbearbeitung abgelegt werden.
 
Integrierte Kommunikation
Keine Arbeitsverzögerungen und Verteilung von Papierfaxen mehr, sondern einfach mit Docuframe® Telefaxe versenden und empfangen. Bis zu 99 Faxgeräte lassen sich gleichzeitig einrichten. Den Rest inkl. Wahlwiederholung, Protokollierung des Sendeergebnisses oder auch die Bereitstellung von Faxen zum automatischen Abruf (Polling) übernimmt Docuframe®.
Der Integrierte E-Mail-Client garantiert perfekte und kontrollierte E-Mail-Kommunikation. Angehängte Objekte oder Dateien können in das Archiv übernommen, bzw. direkt aus diesem verschickt werden.
 
Unified Messaging und E-Commerce
Natürlich verwaltet Docuframe® nicht nur zeichenorientierte Dokumente. Mit dem integrierten Sprachsystem API lassen sich Spracherkennungs- und Wiedergabemodule verschiedener Hersteller einbinden und damit auch die Vorteile computergestützter Telefonie (CTI) nutzen.
Schließlich eröffnet Docuframe® auch die Möglichkeit des elektronischen Handels. Die Anbindung eines elektronischen Warenkorbes mit dem optionalen GSD Webshop ermöglicht einen durchgängigen Zugriff auf die Bestandsführung und bildet somit das Bindeglied zwischen Warenwirtschaft und E-Commerce.
 

• Der Einsatz von Docuframe® erhöht die Effizienz und die Wirtschaftlichkeit der betrieblichen Abläufe. 
• Grosse Zeitersparnisse - suchen eines Dokumentes unter mehreren Millionen Objekten dauert nur wenige Sekunden. 
• Docuframe® bildet Ihre Knowledge Base im Unternehmen (Wissensmanagement). 
• Docuframe® unterstützt die Gruppenarbeit im Netz und spart Arbeitszeit und Kosten da Abläufe vereinfacht und beschleunigt werden. 
• Docuframe® reduziert die Komplexität und schafft Übersicht im Informationsmanagement und der zunehmenden Informationsflut. 
• Dokumente & Informationen werden zeit-/ platzsparend und im Zugriff für ganze Abteilungen abgelegt und können blitzschnell gefunden werden. 
• Ausdrucken von Schriftstücken, Transport zum Faxgerät und manuelles Versenden entfällt. 
• Durch die Docuframe® Vorgangsverwaltung und das integrierte Terminsystem lassen sich nicht nur Dokumente sondern auch kunden- oder projektbezogene Abläufe (wie z.B. Dienstleistungen, Hotline-Support, Telefonate etc.) genauestens zuordnen und abrechnen - die Voraussetzung für effektive, produktive Unternehmensführung und CRM. 
• Der Zentrale Vorteil von Docuframe® liegt im integrierten Zusammenwirken mit den Fachfunktionen und den Abläufen der ERP-Systeme. Mit Kunden oder Projekten verbundene Belege, Daten oder Abläufe können direkt aus dem ERP-System eingelesen, weiterverarbeitet, verschickt oder archiviert werden. 
• Mit dem automatischen Workflow managen Sie kritische Prozesse einfach und effizient. 
• Reduzierte IT Gesamtkosten (TCO) aufgrund des sehr hohen Integrationsgrades, der Lizenzersparnisse und tieferen Netz und Systembelastung (jedes Dokument ist nur einmal gespeichert und hoch komprimiert). 
• Zukunftssicher: Docuframe® basiert auf modernster, objektorientierter Technologie. 
• Return on Investment (ROI) in weniger als einem Jahr. 
  

  Systemanforderungen

Docuframe® läuft als verteilte Anwendung in jedem Windows®-Verbund (Linux/Unix in Vorbereitung) oder auch im Einzelplatzbetrieb.

Im Netzbetrieb sind die Dienste des Fax E-Mail- und Datenbankservers für die Netzteilnehmer gemeinsam unter Einsparung lokaler Speicherressourcen nutzbar.

• Pentium ab 133MhZ / 32MB Bildschirm: 15" SVGA, besser 1 Mit Aufl. 1024x768
• ca. 40 MB für Programm und Daten >je 1 GB für ca. 20.000 Dokumente
• CD-Rom Laufwerk für Installation
• CD-Recorder für Datensicherung und Backup
• Optional: DAT, WORM– od. MO-Laufwerk zur Langzeitarchivierung
• Daten- und Fax-Übertragung: ISDN-Karte mit 32-Bit Capi 2.0 für Fax Gr.3
• Betriebssysteme: Windows® 95/98 mit TCP/IP, mit Internet Explorer ab 4.01 Sp,
• Windows2000/XP® , WindowsNT®/ Nt® Workstation
  

Archivierung 
Docuframe® ist viel mehr als ein reines Archivierungssystem. Die Dokumentenerfassung erfolgt über alle TWAIN-kompatiblen Scanner, auch mit Einzelblatteinzug. Das leistungsfähige OCR-Modul, basierend auf der führenden OCR/ICR FineReader Engine von ABBYY, erledigt automatisch die Textumwandlung gescannter Dokumente.
Die erzeugten Texte können in beliebige Archivfelder zur Volltextrecherche oder zur optionalen Weiterbearbeitung abgelegt werden. Für nachfolgende Archivierung werden die Dokumente und deren Inhalte automatisch oder manuell indexiert und können so im überprüfbaren Originalzustand nach verschiedensten Suchkriterien blitzschnell aufgefunden werden - eine wichtige Forderung zur Erfüllung der neuen Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)

Dokumente managen 
In Docuframe® können alle Dokumentenarten (verschiedene Dateiformate, Bilder, Sprache, Abläufe, E-Mails etc.) als Objekte abgelegt werden. Diese lassen sich nach objektbeschreibenden Merkmalen wie Titel, Dokumenten ID, Rechnungsnummer, Datum, Fax-, E-Mail-Adresse oder festgelegten Indices verwalten. Kundeninformationen, Adressen, Artikel, Projekte etc. können den Dokumenten dann direkt zugeordnet werden.
Dokumente werden nicht einfach in einem Filesystem abgelegt, sondern sind wie in einer Explosionszeichnung - mit allen zur Verfügung stehenden Informationen verknüpft. Verschiedene Dateiformate, wie z.B. MSOffice-Dateien, können aus Docuframe® heraus in ihrem ursprünglichen Anwendungsformat aufgerufen und versionskontrolliert bearbeitet werden.
Docuframe® arbeitet mit logischen Kopien, d.h. alle Dokumente werden nur einmal physikalisch gespeichert; das hilft die IT Kosten zu reduzieren.
Dokumente können auch unter Berücksichtigung unternehmensspezifischer Organisationsformen, an unterschiedliche Abteilungen weitergeleitet werden.
 
Workflow 
Das bedeutet die Abbildung der Informations- und Datenströme im Unternehmen.
Über die integrierte Werkbank DOCUcontrol lassen sich individuelle Makros, Abfragen und Bedingungen realisieren, bis hin zu betriebsindividuellen Abläufen über die systemeigene scriptprogrammierung. Dabei bleiben alle Dokumente durch objektorientierte Verknüpfung zu relevanten Kunden-, Projekt- oder Vorgangsinformationen jederzeit bezüglich Status und Termin im Überblick. 
 
Vorgangs- und Projektverwaltung 
Durch die Fähigkeit von Docuframe®, Vorgänge und Projekte auf einer Zeitachse zu verwalten, lassen sich auch projekt- oder kundenbezogene Abläufe (z.B. Hotline-Support) genauestens erfassen und kontrollieren.
Docuframe® wird so zu einem effektiven Werkzeug für Customer Relationship Management (CRM) und Computer Aided Selling (CAI).
Alle notwendigen Informationen, werden hierbei über individuell erstellbare Masken und Dialoge erfasst. Direkt- oder Telemarketingaktionen lassen sich genauso koordiniert abwickeln wie Kundendienstvorgänge oder Reklamationsbearbeitung. Ein wichtiges Hilfsmittel ist die Vergabemöglichkeit von Kontrollautomatismen.
 
Termin- und Zeitmanagement 
Die Verknüpfung zu zeitlichen Abläufen zieht sich durch alle Funktionsmodule. Die Zeitschiene ist somit das Rückgrat aller Kontroll-, Verwaltungs- und Organisationsmechanismen. Am augenscheinlichsten tritt dies beim ausgefeilten Terminsystem von Docuframe® zu Tage. Alle Termine stehen in Wochen-, Monats- oder Tagesformat wahlweise in grafischer oder tabellarischer Form auf Knopfdruck zur Verfügung. Vielfältige Erinnerungs-, Vorlage- oder Ereignisfunktionen stehen hierbei z.B. in direkter Verbindung mit den internen Vorgangs- und Projektsteuerungsmechanismen des Systems. Aber auch alle Formen von Dokumenten können zeitkritisch verwaltet werden.
Ob per Handy, SMS, E-Mail oder Sprachmodul: Docuframe® sorgt an jedem Ort dafür, dass Sie Ihre Termine und Zeitvorgaben einhalten.
 
Informations- und Wissensmanagement 
Das Know-How eines Unternehmens definiert sich nicht in der Menge der Informationen, sondern in der Art und Weise, wie bei Bedarf dabei zugegriffen werden kann.
Alle Informationen sind transparent verknüpft, auch mit allen verfügbaren Kennzahlen einer angebundenen betriebswirtschaftlichen Standardsoftware. Am besten funktioniert dies natürlich mit der GSD ERP Komplettlösung. Auf Knopfdruck können z.B. aus dem GSD-Warenwirtschaftssystem mit Kunden oder Projekten verbundene Belege, Daten und Zahlen übernommen und in Docuframe® weiterverarbeitet, ausgewertet und archiviert werden.
Durch die Möglichkeit individuell generierbarer Dialoge und Abfragen lassen sich zudem alle Daten in kompakter und aussagekräftiger Form extrahieren: für die Firmenleitung als Management-Informationssystem und für alle anderen als Wissensdatenbank.
 
Mobile Computing 
Um von außerhalb auf das gesamte Docuframe® zuzugreifen, genügt ein Desktop PC oder Laptop, ein ISDN Zugang und ein Remote Access Client wie z.B. die Terminal-Server-Technologie von Microsoft oder Citrix. Gerade für Home-Office Arbeitsplätze ist dieses Verfahren ideal, da hierbei die Bereiche DMS, Archivierung, Messaging und Terminsystem in vollem Umfang genutzt werden können. In vielen Fällen genügt aber auch ein einfacher E-Mail-Client, denn Docuframe® beinhaltet einen kompletten Mail-Server mit Unterstützung von POP3 und SMTP-Protokollen.
 
Mobile Phone 
Mit dieser Option können Sie von jedem Mobil- oder Festnetztelefon auf Ihren Nachrichten-Eingangsordner in Docuframe® zugreifen. Das Sprachsynthese-Modul liest Ihnen auch schriftliche Nachrichten, wie E-Mails oder über OCR umgewandelte Faxe, vor und lässt Sie diese auf dem gleichen Weg auch beantworten: die Antwort wird als Voice-Mail an die Nachricht des Absenders angehängt und an diesen zurückgeleitet. Mit SMS ist es einfach, Nachrichten direkt vom Docuframe® Desktop an Mobiltelefone zu verschicken. Die Nachricht wird einfach wie eine E-Mail eingegeben und an die Handy-Nummer des Empfängers geschickt. Natürlich können SMS-Nachrichten und E-Mails direkt an Ihren Docuframe®-Arbeitsplatz mit voller DMS Funktionalität verarbeitet werden; d.h., sämtliche SMS- und Sprachnachrichten werden archiviert und können beliebigen Ordnern, Adressen oder Vorgängen zugeordnet werden.
 
Mobile PDA 
Nicht nur die Termine und Adressen in PDA's halten Sie dabei auf dem neuesten Stand, sondern Sie können auch jederzeit den aktuellen Stand Ihres Dokumentenordners mit Nachrichten, Mitteilungen, Vorgängen etc. in Ihren PDA übernehmen. Und damit Sie keinen Termin versäumen, benachrichtigt Docuframe® Sie über Handy mit SMS.