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Rechtlicher Hintergrund
Seit 01.01.2002 gilt nach §14 Abs. 3 UStG bei elektronischer Übermittlung der Rechnung, dass die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts durch qualifizierte elektronische Signatur zu gewährleisten sind.
Funktionsweise von eBilling
Unabhängig von Ihrem ERP-System nimmt die Lösung den Rechnungs-Datenstrom auf, analysiert die Daten und erzeugt anhand des analysierten Ergebnisses das gewünschte PDF-Dokument sowie die benötigten XML-Daten. Dabei wird das Dokument formatiert, so dass es seinen unstrukturierten Report-Charakter verliert und das Erscheinungsbild Ihres Unternehmens erhält. Die rechtssichere elektronische Rechnung wird erzeugt, indem das digitale Dokument vom Signatur-Server mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen wird. Anhand definierter Regeln entscheidet danach die integrierte Versandkomponente, wie das Dokument zu versenden ist: als Fax oder E-Mail. Parallel zum Versand erfolgt die Archivierung in der elektronischen Akte des Kunden, im elektronischen Vorgangsordner und im Ausgangsrechnungsordner des laufenden Jahres. Ziel ist es, die Dokumente genauso schnell wieder zu finden wie sie abgelegt wurden.
Ihr Nutzen als Versender von elektronischen Rechnungen
- Hohe Kosteneinsparung (bis 98%) durch Senkung der Material-, Erstellungs-, Versand- und Archivierungskosten.
- Schnelle Amortisation und hoher Return on Investment (ROI).
- Schnelle Umsetzung des Projekts, da keine Eingriffe in Ihr ERP-System nötig sind.
- Zeitersparnis, da die Rechnung sofort beim Kunden ist. Daraus resultiert ein schnellerer Zahlungseingang.
- Marketingvorteil: Wo sonst hat ein Unternehmen heute die Möglichkeit, sich vm Wettbewerber abzusetzen und dabei noch Geld zu sparen.
- Einsatz überall da, wo EDI z.B. aufgrund lockerer Kunden-Lieferanten-Beziehungen nicht zum Einsatz kommt bzw. ergänzend zu EDI auf Basis XML.
- Versand auch bei hohem Rechnungsaufkommen inkl. Massensignatur möglich.
- Schutz bereits getätigter Investitionen durch Integration in bestehende Prozesse und Organisationsstrukturen ohne Entwicklungsaufwand.
- Einhaltung des Corporate Designs Ihres Unternehmens durch qualitativ hochwertige Umsetzung von Schrift und Grafiken.
Ihr Nutzen als Empfänger elektronischer Rechnungen:
Hohe Kosteneinsparung (bis 70 % ) durch
- automatische Übernahme der Rechnungsdaten in die eigene Buchhaltung. Das spart Zeit und reduziert die Fehlerquote.
- schnellere Bearbeitung der Rechnungen. So können Skonti besser genutzt werden.
- elektronische Archivierung der elektronischen Rechnung. Das spart erheblich Zeit bei Nachbearbeitungen und Lagerkosten.
- einfache unternehmensweite Distribution der elektronischen Rechnung. Es fallen weder unnötige Kopien noch interner Postversand von Papierrechnungen mehr an.
Wann sollte eBilling zum Einsatz kommen?
Bei allen Unternehmen, die auf die Frage: ”Wieviele Rechnungen versenden Sie pro Monat per Post an Geschäftskunden?” eine Zahl größer 1.000 Stück nennen. Kunden mit großen Zahlen an Ausgangsrechnungen haben allgemein ein großes Bedürfnis, diese künftig elektronisch zu versenden.
Beispiel zu Abbildung 3: Der Versand von 5.000 Papierrechnungen per Post kostet bei angenommenen durchschnittlichen Kosten für Material, Versand und Porto 1,80 EUR je Stück gesamt 108.000 EUR im Jahr. Dahingegen kostet der Versand derselbe Anzahl von Rechnungen in elektronischer Form bei 0,26 EUR je Stück gerade Mal 15.600 EUR im Jahr. Das bedeutet eine jährliche Ersparnis von etwa 92.000 EUR bei Investitionskosten von nur etwa 33.000 EUR.
Abbildung 4: Bei 5.000 Rechnungen im Monat liegt der Break-Even-Punkt bei unter 5 Monaten und die Ersparnis summiert sich innerhalb von 48 Monaten zu über 360.000 EUR.
Für weitere Fragen schicken Sie uns den Kundenfragebogen oder kontaktieren Sie uns hier. | 
![Download eBilling Datenblatt [330 KB]](/_entwicklung/pics/pdf_kl.gif "eBilling Datenblatt yourIT"){kind=small}
![eBilling Demo von icoya [4.3 MB]](/_entwicklung/pics/swf20.gif){kind=small}
