Praxisbericht: DOCUframe® löst Tobit David V8 und CAS genesisWORLD ab
Regenerative Energien ohne Papierflut
Aktiver Umweltschutz ist Anliegen und Aufgabenfeld der Schwarte Haustechnik GmbH aus Hüven im Emsland. Als Spezialist für regenerative Energien setzt das Unternehmen konsequent auf sparsames Wirtschaften und alternative Energiequellen. Dass vorhandene Ressourcen auch bei der täglichen Arbeit noch sinnvoller genutzt werden können, bewies Schwarte Haustechnik jetzt mit Einführung einer effizienten Komplettsoftware aus Dokumentenmanagement, Archiv, Kommunikation und Workflow in der Verwaltung.
Ausgangssituation und Zielsetzung
Der mittelständische Handwerksfachbetrieb mit 25 Mitarbeitern bietet umfassenden Service und modernste Technologien rund um Heizung, Elektro und Sanitär. Besonders im Bereich Bioenergie umfasst das Leistungsspektrum zahlreiche Möglichkeiten der alternativen Energieerzeugung. Unter der Devise „Ressourcen schonen – neue Energien nutzen“ stand auch das Vorhaben, innerhalb des Unternehmens neue Wege zu gehen, um die tägliche Arbeit noch effektiver und gewinnbringender für den Kunden zu gestalten. Ziel war es, die aufwändigen Papier-basierten Geschäftsprozesse durch entsprechende elektronische zu ersetzen und damit die Abläufe innerhalb des Unternehmens weiter zu optimieren.
Konzept
Schnell war klar, dass dieses Ziel nur durch eine Zusammenführung der IT-Landschaft erreicht werden konnte. Es sollte eine ganzheitliche Architektur entstehen, die alle für einen mittelständischen Handwerksbetrieb erforderlichen Funktionalitäten abdeckt. Das Dokumentenmanagement-System sollte es den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern so leicht wie möglich machen, die Vielzahl von Geschäftsvorfällen zu bearbeiten und zu verwalten. Diesen Anforderung wurde die GSD Software DOCUframe® gerecht. Als Komplettlösung für Dokumentenmanagement, Archivierung und Kommunikation wurde sie von yourIT, GSD Software-Partner aus Hechingen, innerhalb kürzester Zeit im Unternehmen installiert.
Die Aufgaben im Detail
Einbindung der bestehenden ERP-Lösungen:
Als Warenwirtschaftssystem ist bei Schwarte die Branchenlösung V.1 für Heizung, Sanitär, Lüftung-Klima der Firma Streit im Einsatz. Hier wurde eine Schnittstelle geschaffen, um alle Stammdaten (Kunden, Lieferanten, Ansprechpartner) an DOCUframe® zu übergeben. Projekte werden als elektronische Projektmappen im V.1 angezeigt. Belege werden den entsprechenden elektronischen Mappen direkt zugeordnet und als Folgedruck archiviert.
Elektronische Belegverarbeitung:
Ebenso wie die ausgehenden sollen eingehende Belege automatisch erkannt, zugeordnet und archiviert werden. Dazu wurde in DOCUframe® ein zentraler Posteingang geschaffen, der für die elektronische Weiterverarbeitung, inhaltliche Zuordnung und entsprechende elektronische Zustellung der eingegangenen Dokumente zum richtigen Mitarbeiter sorgt.
Zentrale Kommunikationsplattform:
Für Faxe und E-Mails wurde bisher das Programm Tobit DavidV8 eingesetzt. Da DOCUframe® alle benötigten Funktionalitäten bereits im Standard abbilden konnte und zusätzliche Aufgaben wie z.B. die Archivierung übernahm, wurde das bisherige System abgelöst.
CRM-Integration und Vertriebsoptimierung:
Als CRM-Lösung war CAS® genesisWORLD im Einsatz. Auch hier übernimmt DOCUframe® alle benötigten Funktionen im Standard und löste das bisherige System ab. Besonders im den Bereich "Steuerung des Außendienstes und Montagetrupps über den integrierten (Gruppen-)Terminkalender" traf DOCUframe genau die Anforderungen des Geschäftsführers nach Vereinfachung und Optimierung.
Projektablauf
Geschäftsführer Markus Schwarte begab sich per Internet auf die Suche nach einer umfassenden Lösung für alle Prozesse seines Unternehmens und wurde mit DOCUframe® schnell fündig. Seine Anfrage erreichte den GSD Software-Partner yourIT am 13.8.2006. Bereits am 22. August informierte sich Herr Schwarte mittels Online-Präsentation per Fastviewer bei Thomas Ströbele, vertrieblicher Geschäftsführer der yourIT oHG in Hechingen. Diese überzeugte und Schwarte nahm das Angebot einer Teststellung „30 Tage try&buy“ an, die am 5.9.2006 installiert wurde. In nur acht Stunden erfolgte die DOCUframe® -Installation auf einem vom Kunden bereitgestellten Windows 2000 / 2003 Server, die Auslieferdatenbank wurde integriert, es wurden Clients auf zwei Arbeitsstationen installiert, zwei Demouser für User und KeyUser angelegt sowie zwei E-Mail-Konten und die Faxverbindung eingerichtet. Außerdem fand eine umfassende Einweisung der Mitarbeiter statt.
Wie Markus Schwarte anerkennend anmerkt, war dies der einzige Besuch von yourIT vor Ort: „Bei etwa 700 km einfacher Entfernung hätten die Fahrtkosten sonst unser Budget schnell gesprengt.“ Modernste Fernwartungsmöglichkeiten erlauben problemlos den Zugriff und die Betreuung der Kundensysteme.
Nach erfolgreicher Teststellung und Order des Gesamtsystems brauchte man lediglich einen neuen Lizenz-Key einzuspielen. Das bestehende ERP-System V.1 wurde angebunden und das Stapelscan-Modul vom GSD Software-Partner Tangram IT-West eingerichtet.
„Dank der Erfahrung und Zuverlässigkeit aller Beteiligten wurde das Projekt nach
nur vier Tagen Dienstleistungsaufwand erfolgreich abgeschlossen“, lobte Herr Schwarte.
Resumee
Die Bilanz des Geschäftsführers fällt durchwegs positiv aus: DOCUframe® habe in Verbindung mit dem Knowhow von yourIT und den Modulen der GSD Software-Partner eine so hohe Marktreife erlangt, dass sich selbst kleine Mittelständler den Luxus dieser Komplettlösung leisten könnten. „Im Übrigen wird hier meist an der falschen Stelle gespart,“ meint Markus Schwarte: „Insellösungen verursachen sehr hohe Kosten durch die Pflege der Schnittstellen und durch mehrfaches Erfassen und Pflegen der Stammdaten.“ Bei Schwarte Haustechnik sei man froh, mit yourIT und DOCUframe nun den richtigen Weg zu gehen.
Referenzkunde
Schwarte Haustechnik GmbH, Hüven
