Mit der Einführung eines integrierten Software-Systems, das die Bereiche Kommunikation, Archivierung, Warenwirtschaft, Dokumenten-management und Terminverwaltung eng miteinander verknüpft, konnte die Bucher GmbH die Effizienz ihrer Verwaltungsprozesse erheblich erhöhen. Unter anderem stehen nun allen Mitarbeitern, die an einem Projekt beteiligt sind, wichtige Projektinformationen zentral zur Verfügung – und können selbstverständlich auch von unterwegs abgerufen werden. Doppelte Eingaben, Wartezeiten aufgrund fehlender Informationen sowie wider­sprüchliche Angaben gegenüber Partnern und Kunden werden somit vermieden. Das spart nicht nur Zeit und Kosten, sondern verbessert auch den Kundenservice, da nun zum Beispiel jeder Außendienstmitarbeiter jederzeit über den genauen Status quo eines Projektes Auskunft geben kann. Die Komplettlösung auf Basis der DMS/Archiv-Software DOCUframe des Herstellers GSD-Software wurde vom comTeam-Systemhaus yourIT aus Hechingen implemen­tiert und dabei an die spezifischen Bedürfnisse des Treppenbauers angepasst.

Komplexe Projektabläufe
Die Bucher GmbH, mit mehr als 100 Mitarbeitern eines der größten Treppenbau­unternehmen in Süddeutschland und führender Anbieter im Massivholztreppenbau, produziert und installiert pro Jahr etwa 3.500 Geschosstreppen. Jeder Auftrag bringt neben dem Produktions- auch einen erheblichen Verwaltungsaufwand mit sich, denn zwischen dem ersten Besuch eines Endkunden in der Treppenausstellung bzw. der Anfrage eines Bauträgers oder Architekten und der fertig montierten Treppe liegen zahlreiche Projektschritte, an denen diverse Parteien beteiligt sind. Dazu gehören zum Beispiel wiederholte Treffen mit dem Kunden bzw. Bauträger, unterschiedliche Vereinbarungen und Verträge sowie schließlich die Materialbestellung, die Fertigung und der Einbau. So ist es nicht verwunderlich, dass die Akte, in der im Verlauf eines Projektes sämtliche wichtigen Informationen gesammelt werden, schnell 60 und mehr Dokumente umfasst – von den Kundendaten über die Planungsskizzen bis hin zu mündlichen und schriftlichen Vereinbarungen jeder Art.

Diese Informationen wurden bei Bucher traditionell in Papierform in einem einzigen Ordner gesammelt, der per Post zwischen der Hauptstelle und der zuständigen Niederlassung hin und her geschickt wurde. Dadurch kam es immer wieder vor, dass die Informationen nicht dort waren, wo sie gerade benötigt wurden. Auch die Kommunikation zwischen den Haupt- und Außenstellen, den Außendienst­mitarbei­tern, Bauträgern sowie dem Endkunden wurde manchmal sehr lückenhaft dokumentiert. Dementsprechend verzögerten sich viele Arbeitsschritte oder mussten mehrmals ausgeführt werden. „Wir haben teilweise mehr Zeit in die Verwaltung investiert, als in die Produktion der Treppen“, erinnert sich Vertriebsleiter Gero Hohmuth. „Es war klar, dass wir etwas ändern mussten. Nachdem wir vor wenigen Jahren bereits die Produktion durch den Erwerb einer der größten und modernsten CNC-Maschinen für die Treppenproduktion optimiert hatten, suchten wir nun nach einem umfassenden Software­system, mit dem sich auch unsere Verwaltung deutlich straffen ließ.“

Eine passgenaue Lösung
Um die geeignete Software auszuwählen, erstellte die Bucher GmbH ein Pflichten­heft und verglich mehrere Anbieter miteinander. Die wichtigste Anforderung an die neue Lösung war, dass die unterschiedlichen Systeme – insbesondere für Warenwirt­­schaft und Dokumentenmanagement – nahtlos mit-einander verzahnt sein sollten. Darüber hinaus sollten die Prozesse weitestgehend automatisiert werden, gleichzeitig aber auch die Möglichkeit bieten, unkompliziert manuelle Änderungen vorzunehmen. Die Komplettlösung, die das comTeam-Systemhaus yourIT auf Basis der DMS/Archiv-Software DOCUframe des Herstellers GSD Gesellschaft für Software und Datentechnik mbH anbot, erfüllte diese Anforderungen und ging als Sieger aus der Auswahlphase hervor.

Von Dezember 2003 bis Juni 2004 wurden die einzelnen Komponenten implemen­tiert und dabei auf die spezifischen Anforderungen des Treppenherstellers angepasst. So wurde unter anderem das Warenwirtschaftssystem um Eigenschaften ergänzt, die zur Planung und Konfiguration von Treppenprodukten benötigt werden. Mit der Ein­führung der neuen Lösung wurden die Workflows komplett neu gestaltet und Abläufe, die bislang getrennt waren, miteinander verbunden. Sämt­liche Schriftstücke werden nun digitalisiert und in einer virtuellen Akte zentral im Dokumen­ten­­management-Programm Docuframe® zur Verfügung gestellt, wo sie allen sechs Niederlassungen sowie den 15 Außendienstmitarbeitern zugänglich sind. Hier wer­den auch die Kundendaten sowie die gesamte Kommunikation innerhalb eines Projektes gespeichert – vom Schriftverkehr bis hin zu den Ergebnissen von Meetings und Telefonaten. Außerdem fließen hier auch die benötigten Daten aus dem Warenwirtschaftssystem ein. Sämtliche Informationen können von allen beteiligten Mitarbeitern jederzeit eingesehen und geändert werden – ganz gleich, wo sie sich gerade befinden. Zu diesem Zweck wird einfach eine Online-Verbindung zum Server aufgebaut.

Übersichtliche Workflows
Mit einem integrierten Workflow-Modul wird darüber hinaus sichergestellt, dass bestimmte Arbeitsschritte zum richtigen Zeitpunkt ausgeführt werden. „Früher ist es zum Beispiel manchmal vorgekommen, dass potenzielle Kunden nicht rechtzeitig vom zuständigen Außendienst-mitarbeiter zurückgerufen wurden, weil er nicht dazu gekommen ist“, erläutert Gero Hohmuth. „Das konnte zur Folge haben, dass wir einen möglichen Neukunden verloren haben. Mit dem neuen System beugen wir solchen Versäumnissen vor: Sobald wir in einer Akquiseaktion einen potenziellen Kunden identifiziert haben, wird dem zuständigen Außendienstmitarbeiter und seinem Stellvertreter automatisch eine Benachrichtigung vorgelegt, samt Termin, bis wann der Kunde spätestens kontaktiert werden muss. Geschieht dies nicht, erhalte ich eine Meldung und kann nachhaken. So kann ich sicher sein, dass der komplette Projektablauf korrekt eingehalten wird.“ Dazu trägt auch die elektronische Terminverwaltung bei, die einen manuell geführten Kalender abgelöst hat und nun sämtliche Treffen zwischen den einzelnen Parteien koordiniert. Diese Termin­planung hat yourIT eigens für Bucher entwickelt und dabei gezielt auf die spezifischen Gegebenheiten in Bauprojekten abgestimmt.

Mit dem System konnten bereits innerhalb kürzester Zeit nachweisbare Einspa­rungen realisiert werden, so Hohmuth: „Dadurch, dass die Informationen schneller gefunden werden und ich beispielsweise bei telefonischen Kunden­anfragen sehr schnell fundierte Aussagen treffen kann, sparen wir pro Mitarbeiter und Tag etwa 30 Minuten Arbeitszeit. Auf den gesamten Betrieb hochgerechnet, kommen da beträchtliche Summen zusammen.“

Über die Bucher GmbH


Die Bucher GmbH mit Sitz im schwäbischen Jettingen ist ein traditionsreiches mittelständisches Unternehmen mit mehr als vier Jahrzehnten Erfahrung in der Konstruktion und Produktion von Massivholztreppen. Mit über 100 Mitarbeitern erwirtschaftet sie einen Jahresumsatz von etwa 12 Millionen Euro. Ein Grundpfeiler des Firmenerfolges ist eine spezielle freitragende Bauweise für Treppen, die vor 40 Jahren vom Firmengründer Adolf Bucher entwickelt wurde und inzwischen vielfach patentiert und mit Designpreisen prämiert worden ist. Die Bucher GmbH ist darüber hinaus das Stammhaus der Treppenmeister-Partnergemeinschaft, einer Franchise-Organisation, der über 70 selbstständige Holztreppenhersteller in Europa angehören.

Über das comTeam-Systemhaus yourIT oHG
Die yourIT oHG wurde 2002 als Systemhaus von Dipl.-Informatiker Ralf Ströbele, Dipl.-Ing. Dieter Morgner und Dipl.-Kaufmann Thomas Ströbele gegründet. Ziel ist die komplette Betreuung der Kunden aus einer Hand. Dieses Konzept überzeugt: So wurde bei der Bucher GmbH durch yourIT neben der Einführung des DMS/Archiv-Systems auch die Anbindung der Außenstellen/ Außendienstmitarbeiter sowie die Einrichtung des gesamten Netzwerkes und der Security in kürzester Zeit erfolgreich durchgeführt.

yourIT ist Mitglied bei comTeam, dem IT- und TK-Systemhaus-Verbund von ElectronicPartner, der größten europäischen Verbundgruppe für selbstständige Handels- und Systemhaus-Unternehmer der Branchen Consumer Electronics, Telekommunikation, Informationstechnologie und Elektro.

Der comTeam-Systemhaus-Verbund umfasst heute gut 800 Mitglieder – über 200 comTeam-Marken-Systemhäuser und etwa 600 Systemhäuser, die selbstständig auftreten. Alle angeschlossenen Systemhäuser müssen besondere Qualitätsanforderungen erfüllen, darunter:

• Systemintegrative Lösungskompetenz
• Ausrichtung auf IT-Anwender mit 5 bis 250 Arbeitsplätzen
• Personelle Kapazität für Planung, Projektierung und Lösungsimplementierung
• Personal für Service, Wartung und Störfallbehebung
• Vertriebsaußendienst

Angefangen bei Consulting, Planung über Netzwerk-  und Kommunikationsplattformen bis hin zu schlüsselfertigen I&C-Projekten jeder Größe ist der Unternehmensverbund  in der Lage, regional und bundesweit Lösungen für Mittelstand und Großunternehmen zu konzipieren und zu liefern.

GSD Software mbH als zertifizierte Lösung
Allen Mitgliedern im comTeam-Systemhaus-verbund wird die Kommunikations-Komplettlösung Docuframe® des Herstellers GSD Gesellschaft für Software und Datentechnik mbH ab sofort als zertifizierte Lösung angeboten. Dafür hat die GSD-Software mbH exklusiv für comTeam eine SMB-Variante erstellt – für bis zu 10 Arbeitsplätze. Auch die branchen- und kundenspezifischen Erweiterungen des Systems durch yourIT können von den Partnerunternehmen angeboten werden. Weiterhin profitieren sie von intensiven Schulungen und begleitenden Marketingaktivitäten.

Abdruck honorarfrei gegen Belegexemplar an:

yourIT GmbH
Neustraße 12
72379 Hechingen