Hechingen, 04.07.2007: Success Story für ein Projekt bei einem großen baden-württembergischen Mittelständler, der nicht namentlich genannt werden möchte.

Problemstellung:
Im Stoffeingang des Unternehmens müssen täglich eine Vielzahl an Dokumenten eingescannt und zugeordnet werden. Hierbei handelt es sich vor allem um Lieferscheine und Rechnungen von Lieferanten. Diese Verfahren sollte vereinfacht und nach Möglichkeit automatisiert werden.

Idee:              
Einrichten eines Systems, das nach Möglichkeit eingescannte Dokumente automatisch den im System angelegten Lieferanten zuordnet. Lieferscheine und Rechnungen sollten hierbei nicht einzeln sondern in ganzen Stapeln eingescannt werden können. Die Trennung in einzelne Lieferscheine/Rechnungen sollte hier ebenfalls automatisch erfolgen.

Lösung:         
Mit dem Dokumentenmanagement-System DOCUframe® unseres Partners GSD Software mbH sollten die gestellten Anforderungen erfüllt werden. Benötigt wurde zudem die mITgroup-Lösung "Frisch auf den Tisch" unseres Partners Tangram IT West. Zuerst wurden die bestehenden Lieferanten aus SAP in DOCUframe® übernommen.

Als nächstes wurde ein Barcode festgelegt, der jeweils auf die erste Seite eines Dokumentes aufgeklebt wird und anhand dessen dann der eingescannte Stapel in einzelne Dokumente getrennt werden kann.

Die Trennung erfolgt automatisch ca. eine Stunde nach dem Einscannen. Nach der Trennung der Dokumente wird ebenfalls automatisch deren Inhalt ausgelesen und analysiert. Anhand des Inhalts der Dokumente erfolgt dann, wiederum automatisch, das Zuordnen zu den einzelnen Lieferanten anhand sogenannter “Eindeutigkeits-Strings“, die bei den jeweiligen Lieferanten hinterlegt werden müssen. Hierzu kann z.B. die UmsatzsteuerID genommen werden.

Ist im Inhalt eines Dokumentes mehr als ein “Eindeutigkeits-String“ enthalten, so wird das Dokument beiden gefundenen Adressen zugeordnet. Dies kann z.B. passieren, wenn auf einem Lieferschein sowohl die UmsatzsteuerID des Lieferanten als auch die des Empfängers angegeben ist. Der Lieferschein wird dann in dem Unterordner Lieferscheine jeweils beim Lieferanten und beim Empfänger abgelegt.

Findet das System keine eindeutige Kennung anhand derer eine automatische Zuordnung stattfinden kann, so wird der entsprechende Mitarbeiter anhand einer Mitteilung darüber informiert das er das entsprechende Dokument noch von Hand zuordnen muss.

Der Mitarbeiter muss also nur die Barcodes aufkleben, den Stapel in den Scanner einlegen und in DOCUframe® die Scanfunktion ansteuern. Hierbei muss er noch angeben um was für eine Art Stapel es sich handelt (Lieferscheine, Rechnungen usw.). Alles weitere erfolgt nach ca. einer Stunde automatisch (diese Zeit kann individuell eingestellt werden).

Lieferscheine die nicht automatisch zugeordnet werden konnten müssen dann noch von Hand zugeordnet werden (2 Mausklicks über Dokument-Zuordnungs-Knöpfe). Dies kommt vor allem bei Lieferscheinen vor die von Hand geschrieben wurden.

Fazit:
Die Firma yourIT oHG schaffte es innerhalb einer Woche das oben beschrieben System einzurichten. Nach einer weiteren Woche, in der ein Mitarbeiter des Auftraggebers die “Eindeutigkeits-Strings“ der Lieferanten eingetragen hatte, wurde das System bereits voll eingesetzt und ersetzte das bisherige Verfahren komplett, in dem Dokumente einzeln gescannt und von Hand zugeordnet werden mussten.

Das neue Verfahren für eingehende Lieferscheine und Rechnung im Stoffeingang des Unternehmens sieht nun also wie folgt aus (am Beispiel Lieferscheine):

1. Ein Mitarbeiter klebt jeweils auf die erste Seite eines Lieferscheines den Barcode zur Trennung auf.
2. Dann legt er einen ganzen Stapel Lieferscheine in den Scanner ein und gibt im DOCUframe® beim Start des Scannvorganges an das es sich um Lieferscheine handelt.
3. Die Lieferscheine werden eingescannt und nach einer Stunde automatisch getrennt und den entsprechenden Lieferanten zugeordnet.
4. Bei Lieferscheinen die nicht zugeordnet werden können, bekommt der Mitarbeiter eine Mitteilung, dass er diese noch von Hand zuordnen muss.
5. Jetzt können bis zu 5 Mitarbeiter gleichzeitig im System nachsehen, welche Lieferscheine von welchem Lieferanten bereits verbucht sind.

Projektaufwand:
Für Softwarelizenzen und Projektierung wurden gesamt etwa 15.000 EUR eingesetzt.