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Bucher GmbH - 2003

  • Mehr Kommunikation
  • Weniger Bürokratie
  • Deutlich reduzierte Kosten

Ein integriertes ERP-System ermöglicht dem Jettinger Treppenbauer Bucher GmbH effizientere und transparentere Verwaltungsabläufe.

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Bucher GmbH - 2003

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Die Bucher GmbH, mit mehr als 100 Mitarbeitern eines der größten Treppenbauunternehmen in Süddeutschland und führender Anbieter im Massivholztreppenbau, produziert und installiert pro Jahr etwa 3.500 Geschosstreppen. Jeder Auftrag bringt neben dem Produktions- auch einen erheblichen Verwaltungsaufwand mit sich, denn zwischen dem ersten Besuch eines Endkunden in der Treppenausstellung bzw. der Anfrage eines Bauträgers oder Architekten und der fertig montierten Treppe liegen zahlreiche Projektschritte, an denen diverse Parteien beteiligt sind. So ist es nicht verwunderlich, dass die Akte, in der im Verlauf eines Projektes sämtliche wichtigen Informationen gesammelt werden, schnell 60 und mehr Dokumente umfasst – von den Kundendaten über die Planungsskizzen bis hin zu mündlichen und schriftlichen Vereinbarungen jeder Art.

Diese Informationenwurden bei Bucher traditionell in Papierform in einem einzigen Ordner gesammelt, der per Post zwischen der Hauptstelle und der zuständigen Niederlassung hin und her geschickt wurde. Dadurch kam es immer wieder vor, dass die Informationen nicht dort waren, wo sie gerade benötigt wurden. „Es war klar, dass wir etwas ändern mussten. Wir suchten nach einem umfassenden Softwaresystem, mit dem sich auch unsere Verwaltung deutlich straffen ließ“, so der damalige Vertriebsleiter.

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Die wichtigste Anforderungan die neue Lösung war, dass die unterschiedlichen Systeme – insbesondere für Warenwirtschaft und Dokumentenmanagement – nahtlos miteinander verzahnt sein sollten. Darüber hinaus sollten die Prozesse weitestgehend automatisiert werden, gleichzeitig aber auch die Möglichkeit bieten, unkompliziert manuelle Änderungen vorzunehmen. Die Komplettlösung, die das comTeam-Systemhaus yourIT auf Basis der ERP-Software des Herstellers GSD Gesellschaft für Software und Datentechnik mbH anbot, erfüllte diese Anforderungen und ging als Sieger aus der Auswahlphase hervor.

Von Dezember 2003 bis Juni 2004wurden die einzelnen Komponenten implementiert und dabei auf die spezifischen Anforderungen des Treppenherstellers angepasst. Mit der Einführung der neuen Lösung wurden die Workflows komplett neu gestaltet und Abläufe, die bislang getrennt waren, miteinander verbunden. Sämtliche Schriftstücke werden nun digitalisiert und in einer virtuellen Akte zentral im Dokumentenmanagement-Programm Docuframe® zur Verfügung gestellt, wo sie allen sechs Niederlassungen sowie den 15 Außendienstmitarbeitern zugänglich sind. Sämtliche Informationen können von allen beteiligten Mitarbeitern jederzeit eingesehen und geändert werden. Zu diesem Zweck wird einfach eine Online-Verbindung zum Server aufgebaut.

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Mit einem integrierten Workflow-Modulwird darüber hinaus sichergestellt, dass bestimmte Arbeitsschritte zum richtigen Zeitpunkt ausgeführt werden. „Früher ist es zum Beispiel manchmal vorgekommen, dass potenzielle Kunden nicht rechtzeitig vom zuständigen Außendienstmitarbeiter zurückgerufen wurden, weil er nicht dazu gekommen ist“, erläutert Gero Hohmuth. „Das konnte zur Folge haben, dass wir einen möglichen Neukunden verloren haben. Mit dem neuen System beugen wir solchen Versäumnissen vor: Sobald wir in einer Akquiseaktion einen potenziellen Kunden identifiziert haben, wird dem zuständigen Außendienstmitarbeiter und seinem Stellvertreter automatisch eine Benachrichtigung vorgelegt, samt Termin, bis wann der Kunde spätestens kontaktiert werden muss. Geschieht dies nicht, erhalte ich eine Meldung und kann nachhaken. So kann ich sicher sein, dass der komplette Projektablauf korrekt eingehalten wird.“ Dazu trägt auch die elektronische Terminverwaltung bei, die einen manuell geführten Kalender abgelöst hat und nun sämtliche Treffen zwischen den einzelnen Parteien koordiniert. Diese Terminplanung hat yourIT eigens für Bucher entwickelt und dabei gezielt auf die spezifischen Gegebenheiten in Bauprojekten abgestimmt.

Mit dem Systemkonnten bereits innerhalb kürzester Zeit nachweisbare Einsparungen realisiert werden, so Hohmuth: „Dadurch, dass die Informationen schneller gefunden werden, sparen wir pro Mitarbeiter und Tag etwa 30 Minuten Arbeitszeit. Auf den gesamten Betrieb hochgerechnet, kommen da beträchtliche Summen zusammen.“

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