TOP SECRET

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Umfassende Bestellprozessoptimierung mit DOCUframe® der GSD Software mbH!

Das Scannen, Verschlagworten und Archivieren von Transportbelegen sowie die Optimierung seiner Bestellprozesse bewältigt ein namhafter Elektronik-Konzern mit dem System DOCUframe® der GSD Software mbH. Das Anwender-Unternehmen führte die umfassende Lösung zusammen mit dem comTeam-Systemhaus yourIT aus Hechingen ein. Die Steuerung des automatischen E-Mail-Versands von Bestellungen mit über 5.000,00€ stellt nur eine der vielen realisierten Prozessoptimierungen dar.

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Durchgängige Workflows: Automatisierung der Bestellprozesse als große Herausforderung!

Der automatische Versand von Bestellungen mit einer Summe von über 5.000,00€ per E-Mail, die gleichzeitige Archivierung der Bestellungen im SAP-System, die automatisierte Benachrichtigung des jeweiligen verantwortlichen Einkäufers über den Endstatus der Bestellung: All das waren Workflow-Anforderungen, die beim Anwenderunternehmen ganz oben auf der Wunsch-Liste standen!

Konkret war es zunächst Zielstellung, über eine Texterkennungsfunktionalität "Bestellungen" und "Auftragsbestätigungen zur Bestellung" beim Einscannen eindeutig zu identifizieren. Dies sollte mit Hilfe eines Barcodes geschehen, der sich jeweils auf der ersten Seite der Dokumente befindet. Mittels Volltextsuche sollten bestimmte Daten wie etwa Lieferanten- und Bestellnummer von der ersten Seite der Dokumente ausgefiltert werden. Relevant waren dabei die Dokumentenarten "Bestellung" sowie "Auftragsbestätigung zur Bestellung" in jeweils drei Sprachen. Weiterhin gehörte es zu den Anforderungen, dass das einzuführende System die Datei nach dem Scan als PDF-Dokument in einem Archivordner ablegt.

Je nachdem in welcher Sprache (deutsch, englisch oder spanisch) eine Bestellung oder Auftragsbestätigung zur Bestellung identifiziert wird, sollte eine Standard-E-Mail, mit den dynamisch gefilterten Daten in der entsprechenden Sprache und dem PDF-Dokument im Anhang, generiert und an den Lieferanten versandt werden. Ziel war es, dem Einkäufer automatisch eine Versandbestätigung mit allen relevanten Daten an seine E-Mail-Adresse zukommen zu lassen, sofern die E-Mail-Adresse vorher aufgelöst und die E-Mail an den Lieferanten versandt werden konnte.

Die Entscheidung für GSD Software

Die Entscheidung für GSD als Anbieter fiel dem Konzern leicht. "Seit Ende 2006 archivieren wir Versandpapiere mit DOCUframe® und haben seit der Einführung keine Störungen des Systems.", erklärt der verantwortliche ... So waren wir mit unserer Entscheidung für die neuerlichen Anforderungen auch sehr schnell wieder bei GSD Software angelangt.

Die bisherigen Erfahrungen mit DOCUframe® ließen die Vermutung zu, dass gerade die individuellen Anforderungen des Konzerns besonders gut mit der GSD-Lösung zu bewältigen seien. So zum Beispiel die Filterung von Bestellnummer, Lieferanten-Nummer und Ansprechpartner auf der Bestellung, die E-Mail-Adresse des zuständigen Einkäufers und die Seitenanzahl des Dokuments.

Hauptgründe, die der Konzern für den Einsatz von DOCUframe® nennt, sind die Zuverlässigkeit, der Funktionsumfang und die Erweiterungsfähigkeit.

Fazit: Einführung des neuen Systems bringt zahlreiche Vorteile mit sich!

Der Elektronik-Konzern erkennt in der Realisierung seiner definierten Anforderungen mit dem System DOCUframe® einen deutlichen Nutzen bei der täglichen Arbeit:

Früher mussten Mitarbeiter Bestellungen nach dem Unterschreiben an den entsprechenden Lieferanten faxen oder per Brief zusenden. Die Auftragsbestätigungen mussten ebenfalls gefaxt oder per Brief verschickt werden. Durch den Einsatz von DOCUframe® kommen Bestellung und Auftragsbestätigung in kürzerer Zeit und ohne Qualitätsverluste durch das Faxen innerhalb von Minuten beim richtigen Ansprechpartner an.

Auch das Wiederfinden bestimmter Daten ist mit der neuen Lösung erheblich einfacher geworden. So muss der verantwortliche Mitarbeiter die Faxnummer eines Lieferanten jetzt nicht mehr manuell suchen. Mit der Software von GSD ist es egal, wer die Bestellungen einscannt, da DOCUframe® alle relevanten Daten automatisch ermittelt.

Zusammenfassend nennen die IT-Verantwortlichen des Konzerns minimale Verwaltungsaufgaben, maximale Prozessverkürzung und die hohe Zeitersparnis des Sachbearbeiters als Verbesserungen mit besonders hohem Nutzen. Ein einziges kleines praktisches Beispiel verdeutlicht diese Vorteile besonders gut: Es wird jetzt keine Kopie der Bestellung zur Archivierung mehr benötigt. Das eingescannte Original wird zeitgleich dem Archivserver zugeführt!

Mit den Mitarbeitern von GSD und des Partners yourIT war das Anwenderunternehmen während des gesamten Projekts zufrieden. Es gab keinerlei Probleme. Alle Anforderungen seien punktgenau umgesetzt worden!

Ausblick: Optimierung der Beschaffungs- und Bestellprozesse soll mit DOCUframe® weiter ausgebaut werden

Für die Zukunft plant der Konzern bereits das System schrittweise weiter auszubauen und die Beschaffungs- und Bestell-Prozesse noch stärker zu automatisieren.

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